Registrierkasse: Achtung Prüfungsschwerpunkt

2023 nimmt die Finanz verstärkt die Registrierkassen ins Visier, da sich laut Finanzpolizei in diesem Bereich bei vielen Unternehmen ein Schlendrian eingeschlichen hat. Darauf sollten Sie (wieder) verstärkt achten:

Pflichten rund um die Registrierkasse

• Belegerteilungspflicht: Der Verkäufer muss dem Kunden einen Beleg aushändigen. Der Kunde muss diesen entgegennehmen und zumindest vor die Tür tragen. Gestraft wird allerdings nur der Verkäufer, wenn kein Beleg ausgestellt wird – der Kunde nicht. Die Frage „Brauchen’s a Rechnung?“ ist somit ein No-Go.
• Monatsbeleg: Mit dem monatlichen Kassenabschluss ist der Monatsbeleg auszudrucken und aufzubewahren. Das kann auch elektronisch erfolgen.
• Quartalsweises Datenerfassungsprotokoll: auf einem elektronischen Medium (externe Festplatte, USB-Stick, Online etc.)
• Jährliche Übermittlung des Jahresbeleges: Geht über FinanzOnline
• Ausfälle: Alle Systemausfälle über 48 Stunden sind in FinanzOnline zu melden. Ebenso die neuerliche Inbetriebnahme. Dazwischen müssen Belege manuell ausgestellt werden.

So kontrolliert die Finanz

Neben einer angekündigten oder unangekündigten Kassennachschau steht den Beamten eine Reihe an Ermittlungsmöglichkeiten zur Verfügung. So werden z.B. Geschäftsvorgänge vorab beobachtet oder Testkäufe (Mystery Shopping) getätigt. Erlaubt ist auch die Befragung von Kunden und Dienstnehmern. Bei der Kassennachschau können dann alle Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Registrierkasse verlangt werden. Dazu gehört auch die Kontrolle von z.B. Zutrittskontrollen, Arbeitszeitaufzeichnungen oder Lieferscheinen, um die Ergebnisse der Registrierkasse zu verproben.

Folgende Unterlagen müssen vorgelegt werden

• Formular 131 (Kassenbeschreibung des Herstellers)
• Handbuch der Registrierkasse
• Monats- und Jahresbeleg (Nullbelege)
• Dokumentation über Ausfälle

Praxistipp: Bereiten Sie eine Mappe in der Nähe der Registrierkasse vor mit den notwendigen Unterlagen. Schulen Sie auch Ihre Mitarbeiter, was bei einer Kassennachschau zu tun ist. Geben Sie einen USB-Stick sowie eine Beschreibung des Datenexports und der Erstellung eines Nullbeleges dazu. Wichtig ist auch ein Hinweis, wie das Datenerfassungsprotokoll gesichert wurde.

Weitere Informationen:

Unternehmensservice Portal: Informationen zu Registrierkassen

Finanzministerium: Handbuch Registrierkassen

Konkrete Hilfestellung liefert auch Ihr Kassenhersteller.